Primair Huisartsenposten neemt Topicus HAP in gebruik
24 juli 2018 • 4 minuten lezen
Eind mei 2018 nam Primair Huisartsenposten uit Midden-Nederland een nieuw informatie- en communicatiesysteem in gebruik om zodoende dokters, triagisten en ambulancepersoneel optimaal te kunnen blijven bedienen in hun zorg voor ruim één miljoen Nederlanders in de regio. Teamleider Tokie Broeke, triagist Mieke van Dam en projectmanager Marco Santing blikken terug op de implementatie van ‘Topicus HAP’ bij maar liefst zes huisartsenposten.
De software moest van tevoren op maat, maar wel voor zes posten te samen worden ingeregeld. Een hele opgave, omdat deze posten daarvoor allemaal hun eigen procedures en methoden hadden. In totaal ging het om 192 triagisten, 650 huisartsen en 900 waarnemend huisartsen. Achter een bureau in hun huisartsenpost in Leidsche Rijn zitten triagist Mieke van Dam en teamleider Tokie Broeke. Het nieuwe HAP systeem, dat overigens samen geïmplementeerd werd met een nieuw telefoniesysteem, doet nu een aantal weken dienst. Naar volle tevredenheid volgens Van Dam en Broeke.
Overkoepelend denken
Het voorbereiden van het nieuwe HAP systeem was geen koud kunstje ervoeren ze allebei. “Als er zes posten op dezelfde manier moeten gaan werken, zul je begrijpen dat niet iedereen meteen op één lijn zit als het om procedurele wensen gaat. Je hebt als huisartsenpost nu eenmaal je eigen manier van werken ontwikkeld en je probeert elkaar te overtuigen van het nut daarvan. We hadden allemaal een beetje territoriumdrift. Het kostte tijd om overkoepelend te denken. Toen we eenmaal zover waren met z’n allen ging het opeens heel snel. Dat was mooi om te zien.” zegt Broeke.
Logisch
Triagist Mieke Dam (rechts) demonstreert het gebruikersgemak van het nieuwe HAP systeem
Samen gaan ze achter het beeldscherm zitten en demonstreren de werking van het nieuwe HAP. “Het is een heel logisch systeem.” zegt Van Dam en ze schetst het aan de hand van een voorbeeld. “Beeld je in dat een mevrouw ons belt en ze zegt dat ze wat mankeert. Het eerste wat wij als triagist moeten vaststellen is of deze mevrouw wel veilig is. Je stelt daarom vijf belangrijke vragen. Ik noem dat the big five. Ze voert fictieve antwoorden in. Van Dam wijst naar het beeldscherm. “Kijk, dit vind ik heel mooi. De mevrouw meldt bijvoorbeeld dat ze pijn in haar hoofd heeft sinds gisteren. Ik tik haar verhaal in en het systeem pakt op basis van hetgeen ik schrijf al één of meerdere ingangsklachten. ‘Hoofdpijn’ in dit geval.’’ Broeke vult aan: ‘’Afhankelijk van de ingangsklacht genereert het systeem dan vervolgvragen. Op basis van de antwoorden wordt de urgentie ervan bepaald en geeft het systeem een advies. Als je bijvoorbeeld invoert dat deze mevrouw pijn op de borst heeft met klachten van benauwdheid, dan krijg je het advies als gebruiker van het systeem: bel maar een ambulance.”
Eén grote huisartsenpost
Ook bij de implementatie van het nieuwe systeem en voorbereiding daarop komt een hoop kijken. Projectmanager Marco Santing van Topicus: “Klanten met één huisartsenpost kunnen we in 3 maanden voorzien van ons systeem. Primair Huisartsenposten is natuurlijk groot met haar vestigingen verspreid over de provincie Utrecht en een heel klein stukje Noord-Holland. Het moest gaan werken als één grote huisartsenpost. Zes databases van huisartsenposten werden samengebracht en gegevens van patiënten en zorgverleners moesten zo goed mogelijk worden ontdubbeld. Bovendien wilden we alle betrokkenen zorgvuldig betrekken en trainen. In totaal hebben we daarom alleen al zo’n 800 huisartsen als publiek gehad. De gehele voorbereidings- en implementatiefase duurde zodoende net iets langer dan drie maanden. Overigens zijn we in dit traject heel goed geholpen door Jaap Kunst. Dat was de projectmanager namens Primair. Die samenwerking verliep voorspoedig.” Toen de software was ingeregeld en iedereen was voorgelicht kon de implementatie beginnen. Santing: “Voor mij startte de dag van live gaan om half vijf ’s ochtends. Eerst zorgden ons team bij Topicus in Deventer voor een geslaagde conversie van de databases. ‘s Middags ben ik in de auto gestapt en naar Utrecht gereden om daar samen met mijn collega’s de allereerste dienst met ons systeem te begeleiden. Dan wordt het vijf uur ’s middags en gaat de knop om. Vanaf dan is Topicus HAP hèt systeem. Vervolgens gaan de mensen aan het werk.” Hoe het die avond afliep? Santing grijnst. “Uiteindelijk lag ik met een blij gevoel om twee uur ’s nachts in bed.”
Tierelier
“Die eerste avond was spannend”, blikt triagist Mieke van Dam terug. “Er waren inderdaad mensen van Topicus om ons op elke post bij te staan en eventuele vragen te beantwoorden. Ze (de projectbegeleiders, red.) hadden wel gezegd dat het allemaal vanzelf zou spreken, maar dat weten wij natuurlijk pas zeker als we het in praktijk zien. Het liep gelukkig als een tierelier.” Broeke beaamt dat: “Uiteindelijk moet je het zelf ervaren. Maar wat blijkt is dat zelfs een digibeet nog met dit systeem overweg zou kunnen.”
De toekomst
Gevraagd naar de toekomst van werken op een huisartsenpost kijken Broeke en Van Dam elkaar even aan. “Ik doe dit nu tien jaar en er is nooit een jaar hetzelfde.”, merkt Van Dam op. Broeke: Misschien dat we ooit met z’n allen intensiever gaan samenwerken waarbij de vestigingen alle inkomende telefoongesprekken samen afhandelen, ongeacht de locatie waarop ze zitten. Op die manier beantwoord je dus niet de langst wachtende van de post Leidsche Rijn maar de langst wachtende van alle huisartsenposten van Primair. Met Topicus HAP kan dat als we er klaar voor zijn. ” Projectmanager Santing blikt op een andere manier vooruit. “We hebben al weer drie implementaties op stapel staan. Nu eerst lekker op vakantie en dan weer volle kracht door. Heerlijk, ik kijk nu al weer uit naar de nieuwe projecten.”
Meer informatie?
Kijk op de website van Eerste- en tweedelijnszorg of neem contact op met Cindy Verver
Cindy Verver
Commercieel Manager Eerste- en tweedelijnszorg