Topicus|casus|Verbeterde regievoering sociaal domein

Het invoeren van een regievoeringssysteem voor uitvoering van Jeugdwet en Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Sinds 2015 is de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de Jeugdwet en WMO belegd bij gemeenten zelf, niet langer bij het rijk. Dit zorgde voor veel gemeenten voor nieuwe verantwoordelijkheden en een uitbreiding van het takenpakket. Daarnaast voerde het Rijk een korting van 30% op de beschikbare budgetten door. Kortom: het sociaal domein legt beslag op ruim de helft van de gemeentelijke begroting. Het is voor gemeenten dus van groot belang om effectief en efficiënt te zijn, met de belangen van de zorgvragende inwoners hoog in het vaandel.

Voor de gemeente maakten het vele handmatige werk en de versnippering aan IT-systemen die niet of gebrekkig verbonden zijn het moeilijk om het werk goed uit te voeren. Ook lagen er uitdagingen op het gebied van informatievoorziening voor een goede besturing van de organisatie en borging van de datakwaliteit.

Vraag aan Topicus?

De vraag was tweeledig. Enerzijds hulp bij het elimineren van dubbele handelingen en het verbinden van diverse IT-systemen. Anderzijds een advies over de werkprocessen die nodig zijn om optimaal gebruik te kunnen maken van een meer geïntegreerde oplossing.

Aanpak en oplossing

We startten met het in kaart brengen van de behoeften van gebruikers en het management door middel van een aantal workshops. Vervolgens hebben we de bestaande werkprocessen geïnventariseerd, wat de basis was voor een grondige analyse die het fundament voor de totaaloplossing vormde.

Een van de aanbestedingseisen was een bestaande, bewezen oplossing. We hebben de passende oplossing Gidso geïntroduceerd. Met het standaardproduct als vertrekpunt hebben we de terminologie en processen, die uitgekristalliseerd waren in de voorgaanden fasen, toegepast in de werkende omgeving. Aan het geconfigureerde Gidso-systeem hebben we vervolgens diverse aanvullende modules toegevoegd. Zoals documentcreatie en koppeling met externe en interne IT-systemen, waaronder ondersteuning voor de landelijke iStandaarden.

Impact met IT

Het resultaat van de oplossing was niet alleen dat de bestaande gegevens goed overgebracht zijn van het oude naar het nieuwe systeem, maar ook dat de datakwaliteit aanzienlijk verbeterd is door slimme controles in de Gidso software. Door de integrale aanpak is de versnippering van de oude systemen verleden tijd, door een samenspel van techniek en processen. De aanvullende modules besparen veel tijd door repeterende taken, terwijl er tegelijkertijd minder fouten worden gemaakt. Automatische koppelingen zorgen voor minder handwerk, betere kwaliteit van de informatie én verhoogde dataveiligheid. Alleen geautoriseerde en gedocumenteerde toegang tot gegevens is nu gegarandeerd, waarmee het aantoonbaar voldoen aan strenge privacy eisen geen probleem meer vormt.

De belangrijkste impact: de inwoners van de gemeente krijgen beter antwoord op hun zorgvragen. Dit omdat de juiste informatie tijdig beschikbaar is en medewerkers zich meer kunnen richten op het helpen van mensen, omdat zij minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken.