THÔNG BÁO QUYỀN RIÊNG TƯ / PRIVACY NOTICE

Quản lý phiên bản và tài liệu / Version & document management:

Phiên bản / Version: 1.0

Nội dung thay đổi / Changed: Ài liệu ban hành lần đầu / Initial document

Người thực hiện / By Whom : Security Officer

Nội dung / Item

Thông tin / Information

Tên công ty / Name

ÔNG TY TNHH TOPICUS VIỆT NAM

TOPICUS VIETNAM LIMITED LIABILITY COMPANY

Mã số doanh

nghiệp / Enterprise

Registration

Certificate No.:

0317867440

Certificate No.:

0317867440

Ngày cấp / Date of

issue:

05/06/2023 (đăng ký lần đầu / initial registration);

08/12/2025 (thay đổi lần 2 / 2nd amendment)

Nơi cấp / Place of

issue:

Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Tài chính TP.HCM

/ Business Registration Division - HCMC Department of

Finance

Địa chỉ / Address: 

Phòng 303-

304, Tầng 3 và Phòng 403, Tầng 4, Tòa nhà CentrePoint,

106 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận,

Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Room 303-304, 3rd Floor and Room 403, 4th

Floor, CentrePoint Building, 106 Nguyen Van Troi, Phu

Nhuan Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam

1. Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân /Data Controller

Công ty TNHH Topicus Việt Nam ("Công ty") là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân theo quy định tại Điều 2 Khoản 7 Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân số 91/2025/QH15 ("Luật BVDLCN").

Topicus Vietnam Limited Liability Company ("Company", "we") is the Data Controller under Article 2, Clause 7 of the Personal Data Protection Law No. 91/2025/QH15 ("PDPL").

2. Phạm vi áp dụng / Scope of Application

Thông báo này áp dụng cho tất cả ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí tại Công ty, bao gồm ứng viên nộp trực tiếp, qua website, qua các nền tảng tuyển dụng, hoặc qua giới thiệu.

This Notice applies to all candidates applying for positions at the Company, including direct applications, via website, via recruitment platforms, or via referrals.

3. Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý / Types of Personal Data Processed

Loại dữ liệu / Data Type

Mô tả / Description

Thông tin định danh / Identification

information

Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, hình ảnh cá nhân

/Full name, date of birth, gender, nationality, personal

photos

Thông tin liên hệ /

Contact information

Địa chỉ liên hệ, nơi thường trú, nơi tạm

trú, số điện thoại, email /

Contact address, permanent address, temporary

address, phone number, personal email

Thông tin học vấn /

Education information

Bằng cấp, chứng chỉ, trường đào tạo /

Degrees, certificates, educational institutions

Kinh nghiệm làm việ

c / Work experience 

Lịch sử công việc, kỹ năng, dự án / Work history, skills, projects

Hồ sơ ứng tuyển /

Application documents

CV, thư xin việc, portfolio/

CV, cover letter, portfolio

3.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm (nếu Ứng viên cung cấp) / Sensitive Personal Data (if the candidate provides)

Theo Điều 2 Khoản 3 Luật BVDLCN, các dữ liệu sau là dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Under Article 2, Clause 3 of the PDPL, the following are sensitive personal data:

Loại dữ liệu nhạy cảm / Sen

sitive Data Type

Mục đích (nếu thu thập) / Purpose (if

collected)

Lý lịch tư pháp /

Criminal record

Yêu cầu theo vị trí công việc cụ thể /

Required for specific positions

Kiểm tra tín dụng / Credit

check

Xác minh ứng viên theo yêu cầu vị trí / C

andidate verification as required by

position

Thông tin sức khỏe /

Health information

Đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu công việ

c /

Assess ability to meet job requirements

Lưu ý: Công ty chỉ thu thập dữ liệu nhạy cảm khi thực sự cần thiết và với sự đồng ý hợp lệ theo quy định của pháp luật

Note: The Company collects sensitive data only when strictly necessary and on the basis of valid consent in accordance with applicable laws and regulations

Trong trường hợp phát sinh các loại dữ liệu cá nhân nhạy cảm khác theo quy định của pháp luật, Công ty sẽ thông báo và thực hiện việc xin sự đồng ý riêng trước khi xử lý.

In the event that other categories of sensitive personal data arise in accordance with applicable laws, the Company will provide notice and obtain separate consent prior to processing.

Mục đích / Purpose

Cơ sở pháp lý / Legal

Basis

Xem xét và đánh giá hồ sơ ứng tuyển /

Review and evaluate application

Sự đồng ý của chủ thể dữ li

ệu (Điều 9 Luật BVDLCN) /

Data Subject's Consent

(Article 9 PDPL)

Liên hệ phỏng vấn và thông báo kết quả /

Contact for interview and notify results

Sự đồng ý của chủ thể dữ li

ệu (Điều 9 Luật BVDLCN) /

Data Subject's Consent

(Article 9 PDPL)

Đánh giá kỹ năng kỹ thuật (qua CoderPad ho

ặc nền tảng tương đương) /

Technical skill assessment (via CoderPad or equivalent platforms)

Sự đồng ý của chủ thể dữ li

ệu (Điều 9 Luật BVDLCN) /

Data Subject's Consent (Article 9 PDPL)

Xác minh thông tin (bao gồm liên hệ người tham khảo hoặc công

ty cũ do Ứng viên cung cấp)/ Information

verification (including contacting references

or former employers provided by the

Candidate)

Sự đồng ý của chủ thể dữ li

ệu (Điều 9 Luật BVDLCN) /

Data Subject's Consent

(Article 9 PDPL)

Lưu trữ hồ sơ cho cơ hội tương lai (nếu đồng ý) /

Store for future opportunities (if consented)

Sự đồng ý của chủ thể dữ li

ệu (Điều 9 Luật BVDLCN) / Data Subject's Consent

(Article 9 PDPL)

5. Chuyển dữ liệu xuyên biên giới / Cross-border

Data Transfer

Theo Điều 20 Luật BVDLCN, dữ liệu cá nhân có thể được chuyển ra nước ngoài

cho các bên sau:

Pursuant to Article 20 of the Law on Personal Data Protection, personal data may be transferred to the following overseas parties:

Bên nhận / Recipient

Quốc gia / Country

Dữ liệu /Data

Mục đích / Purpose

Biện pháp bảo v ệ /Safeguards

CoderPad

Hoa Kỳ và các khu vực

khác nơi CoderPad đặt

máy chủ (danh sách chi

tiết có thể được tham

khảo tại Chính sách bảo

mật của

CoderPad: https://coderp

ad.io/privacy) /

USA and other regions

where CoderPad

maintains servers

(detailed list available at

CoderPad Privacy

Policy: https://coderpad.i

o/privacy)

Thông tin liên

hệ, kết quả

đánh giá kỹ

thuật / Contact

information,

technical

assessment

results

Đánh giá kỹ

năng lập

trình /

Programmin

g skill

assessment

Thỏa thuận Xử lý

Dữ liệu (DPA) và

các điều khoản

bảo vệ dữ liệu

tương đương theo

luật định /

Data Processing

Agreement (DPA)

and equivalent

statutory data

protection

clauses

Zoho Recruit (Zoho Corporation)

Liên minh Châu Âu (EU) / European Union (Zoho.eu)

CV, thông tin

liên hệ, học vấn,

kinh nghiệm /

CV, contact info,

education, experience

Quản lý quy

trình tuyển

dụng /

Recruitment

management

DPA với/with

Zoho; GDPR; ISO

27001; SOC 2

Lưu ý về xử lý tự động: Kết quả đánh giá trên CoderPad có thể được xử lý thông qua phương thức tự động để phục vụ cho mục đích đánh giá năng lực kỹ thuật của ứng viên. Tuy nhiên, quyết định tuyển dụng cuối cùng sẽ do Công ty quyết định và không hoàn toàn dựa trên kết quả xử lý tự động.

Note on automated processing: The assessment results on CoderPad may be processed through automated means for the purpose of evaluating the technical competence of candidates. However, the final recruitment decision will be made by the Company and will not be based solely on the results of automated processing

Cam kết về Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu: Công ty cam kết hoàn tất các biện pháp bảo vệ dữ liệu tương đương theo quy định tại Điều 20 Luật BVDLCN trước khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài, bao gồm nhưng không giới hạn: Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu (DPA), đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới (TIA), và các điều khoản ràng buộc trách nhiệm pháp lý.

Data Processing Agreement Commitment: The Company commits to completing equivalent data protection measures as required under Article 20 of the Law on Personal Data Protection prior to transferring personal data overseas, including but not limited to: the Data Processing Agreement (DPA), cross-border data transfer impact assessments (TIA), and legally binding liability clauses.

Cam kết: Công ty cam kết không bán dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu cho bất kỳ bên thứ ba nào.

Commitment: We will never sell your personal data to any third party.

Trong trường hợp các biện pháp bảo vệ chưa được hoàn tất tại thời điểm đánh giá, Công ty sẽ thông báo và đề xuất phương thức đánh giá thay thế không yêu cầu chuyển dữ liệu xuyên biên giới.

In the event that the safeguards have not been completed at the time of the assessment, the Company will provide notice and propose alternative assessment methods that do not require cross-border data transfers.

Trường hợp / Case

Thời hạn lưu trữ /

Retention Period 

Cơ sở / Basis

Ứng viên được tuyển dụng /

Hired candidate

Chuyển thành hồ sơ

nhân viên / Converted to

employee record

Thực hiện Hợp đồng lao

động / Employment Contract

performance

Ứng viên không trúng tuyển (

không đồng ý lưu hồ sơ) /

Rejected candidate (not

consenting to storage)

03 tháng kể từ ngày

thông báo kết quả

(để giải quyết khiếu

nại nếu có) /

03 months from

result notification

date (for complaint

resolution if any)

Quyền lợi hợp pháp của

Công ty /

Legitimate interest of

the Company

Ứng viên đồng ý lưu hồ sơ cho

tương lai / Candidate consents to future

storage

24 tháng kể từ ngày

đồng ý / 24 months from

consent date

Sự đồng ý của chủ thể d

ữ liệu / Data Subject's Consent

Quyền / Right 

Nội dung / Description

Quyền được biết /

Right to be informed

Được thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nh

ân / To be notified about processing of personal

data

Quyền đồng ý /

Right to consent

Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại

sự đồng ý /

To consent or refuse, request withdrawal

of consent

Quyền truy cập /

Right to access

Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ

liệu /To view orrect or request correction of data

Quyền xóa /

Right to deletion

Yêu cầu xóa hồ sơ ứng tuyển /

To request deletion of application

Quyền rút lại sự đồng ý /

Right to withdraw consent

Rút lại sự đồng ý đã cho trước đó /

To withdraw previously given consent

Quyền khiếu nại /

Right to complain

Khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật /

To complain, denounce as prescribed

by law

Thời hạn xử lý yêu cầu:

Request Processing Time:

  • Phản hồi yêu cầu: Trong vòng 02 ngày làm việc (hoặc thời hạn khác theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm yêu cầu)

    Response to request: Within 02 working days (or other timeframe as prescribed by applicable law at the time of request)

  • Thực hiện ngừng xử lý: Trong vòng 07 ngày làm việc (hoặc thời hạn khác theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm yêu cầu) Implementation of processing cessation: Within 07 working days (or other timeframe as prescribed by applicable law at the time of request).

8. Thông tin liên hệ / Contact Information

Người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân:

Data Protection Officer:

Họ tên / Name: Ông Corbin van Amelsvoort / Mr. Corbin van Amelsvoort

Chức vụ / Position: Giám đốc / Director

Email: privacy.vn@topicus.vn

Địa chỉ / Address:

Phòng 303-

304, Tầng 3 và Phòng 403, Tầng 4, Tò

a nhà CentrePoint, 106 Nguyễn

Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận,

Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Room 303-304, 3rd Floor and Room

403, 4th Floor, CentrePoint Building,

106 Nguyen Van Troi, Phu Nhuan

Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam

9. Lưu ý quan trọng / Important notes

1. Quyền rút lại sự đồng ý / Right to withdraw consent:

Gửi yêu cầu đến privacy.vn@topicus.vn.

Send request to privacy.vn@topicus.vn.

  • Phản hồi trong 02 ngày làm việc (hoặc thời hạn khác theo quy định pháp luật hiện hành). Response within 02 working days (or other timeframe as prescribed by applicable law).

  • Thực hiện trong 07 ngày làm việc (hoặc thời hạn khác theo quy định pháp luật hiện hành). Implementation within 07 working days (or other timeframe as prescribed by applicable law).

  • Việc rút lại sự đồng ý không làm mất đi tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước thời điểm rút lại.

    The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of data processing activities carried out prior to the withdrawal.

2. Hậu quả của việc không đồng ý với Mục đích 1 / Consequence of not consenting to Purpose 1:

Công ty không thể xem xét hồ sơ ứng tuyển của Ứng viên.

The Company is unable to consider the Candidate's application.